De tien geboden voor e-mail

E-mailen is als autorijden: iedereen denkt dat hij het kan, maar dat blijkt in de praktijk vaak niet zo te zijn. We formuleerde tien geboden rond het efficiënt gebruik van e-mail. Want efficiënt mailen is crucialer dan je zou denken. Voor jezelf als individu, maar ook voor de organisatie waar jij werkt en voor alle interne en externe klanten.

1. Een goed gesprek of telefoongesprek gaan boven e-mail
2. Onderwerp van de e-mail = samenvatting van bericht + deadline + EOM (End of Message)
3. Wie in CC staat krijgt nuttige info, maar van hem/haar wordt geen actie of antwoord verwacht
4. Gebruik een hyperlink en een gedeeld informatieplatform om zware bijlagenbestanden te vermijden (Wetransfer, Dropbox, OneDrive,…)
5. Schrijf je uit op nieuwsbrieven die je toch niet leest
6. Schakel visuele of auditieve ontvangstsignalen uit
7. Behandel je mailbox volgens het 4D-principe: Do it now, Do it later, Delegate of Delete
8. Plan je lees- en antwoordtijden in
9. Beperk het gebruik van de Reply-All-functie
10. Goed e-mailgebruik begint bij jezelf

Pas je deze tips goed toe, dan zien we er geen probleem in om je werkdag af te sluiten met een lege mailbox. Veel succes!

Leave a Comment